my-ETW 2. Januar 2014

Elektronische Akte für WEG-Hausverwalter

Christian Piekert

Die Unterlagen einer Eigentümergemeinschaft können sehr umfangreich sein. Insbesondere wenn es sich um eine Gemeinschaft handelt, die seit Jahrzehnten besteht. 

Unterlagen von nachrangiger Bedeutung dürfen nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht und Ermächtigungsbeschluss der Eigentümer vernichtet werden. Wichtige Dokumente wie die Teilungserklärung oder die Versammlungsprotokolle sind jedoch dauerhaft aufzubewahren und im Bedarfsfall zugänglich zu machen. 

Von Bedeutung für die alltägliche Arbeit sind jedoch eher aktuelle Lieferanten- und Wartungsverträge oder die letzte Abrechnung der Stadtwerke. Bisher werden die entsprechenden Dokumente in physischen Aktenordnern abgelegt und bei Bedarf herausgesucht. Im Idealfall werden die Dokumente eingescannt und auf dem Computer oder einem Datenträger gespeichert. Ohne Datenträger oder den Computer, auf dessen Festplatte sich die Datei befindet, hat man keinen Zugriff. Das Heraussuchen aus dem Ordner ist aufwändig und zeitintensiv. Und selbstverständlich hat keiner der Wohnungseigentümer die Möglichkeit diese Dokumente einzusehen.

Mit der elektronischen Akte von my-ETW gehören diese Nachteile der Vergangenheit an. Nachdem die Dokumente, z.B. der Wartungsvertrag für die Heizungsanlage oder der aktuelle Gebäude-Versicherungsschein eingescannt sind, werden diese bei my-ETW hochgeladen. In der frei definierbaren Aktenstruktur können beliebige Ordner angelegt werden. Mit dem Berechtigungssystem wird festgelegt ob auch die Eigentümer Zugang zu den Dokumenten erhalten. 

Das Auffinden von Unterlagen wird somit in der alltäglichen Praxis zum Kinderspiel. Alle Unterlagen und Dokumente stehen jederzeit zur Verfügung. Nicht nur auf der Festplatte des Computers im Büro sondern auf jedem Gerät mit Zugang zum Internet. Beispielsweise auch auf dem Tablet-PC beim Ortstermin mit dem Verwaltungsbeirat. Das zeitraubende Suchen von Unterlagen in Aktenordnern gehört damit der Vergangenheit an.