Verwalter-News 23. August 2016

Belegprüfung: Wichtige Aufgabe für den Verwaltungsbeirat

Henning Lindhoff

Hausverwalter sind gut damit beraten, schlüssige und vollständige Belege an die von ihnen betreuten Wohnungseigentümergemeinschaften zu übergeben. Nicht von ungefähr sind Rechnungen, Kontoauszüge und Kostenvoranschläge immer wieder Grund für Rechtsstreitigkeiten zwischen Verwaltern und Eigentümern. Eine wichtige Rolle spielt dabei der Verwaltungsbeirat.

Der Verwaltungsbeirat ist ein von der Eigentümerversammlung gewählter Vertreter der Wohnungseigentümergemeinschaft gegenüber dem Verwalter und Bindeglied zwischen beiden. Er ist Sprachrohr der Gemeinschaft, nimmt die Belegprüfung vor und arbeitet idealerweise eng mit dem Verwalter zusammen.

Die womöglich wichtigste, meist arbeitsintensivste Aufgabe des Beirats besteht in der regelmäßigen Prüfung der von der Verwaltung gesammelten Belege.

Dabei muss er alle Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge und Kostenvoranschläge sichten. Bei dieser Prüfung, die mindestens einmal pro Jahr stattfinden muss, sollte der Beitrat auch verifizieren, ob alle Beschlüsse der Eigentümerversammlung umgesetzt wurden. Denn genau dies lässt sich anhand der Belege zu Handwerkerleistungen und anderen Dienstleistungen relativ gut nachvollziehen.

Wichtige Fragen, die sich der Verwaltungsbeirat bei der Belegprüfung stellen sollte, sind beispielsweise:

• Gibt es Schwerpunkte, die dieses Jahr geprüft werden sollen?
  
• Wer übernimmt welche Prüfungsaufgaben?
  
• Was wurde im letzten Prüfbericht bemängelt?
  
• Wurden die Bemängelungen durch die Verwaltung abgearbeitet?
  
• Sind die Angaben auf den Rechnungen vollständig und richtig?
  
• Kann die in Rechnung gestellte Arbeit nachvollzogen werden?
  
• Stimmen die Maße und Mengenangaben der nach Aufmaß in Rechnung gestellten Leistungen?
  
• Wurde der Abzug von Skonto berücksichtigt?
  
• Liegt für jede Buchung und Kontobewegung ein Beleg vor?
  

Werden im Prüfprozess Ungereimtheiten aufgedeckt, muss die Hausverwaltung diese klären, weitere Unterlagen beibringen beziehungsweise entsprechende Fehler korrigieren. Geschieht dies nicht, kann die Eigentümerversammlung die Genehmigung der Jahresabrechnung ablehnen.