my-ETW 24. März 2017

März-Update: Serienbriefe und PDF-Verschlüsselung

Chris Vigelius

In vielen Gegenden blühen schon Krokusse und Kirschen, und dank Hoch "Ludwiga" soll es nächste Woche sogar bis zu 23 Grad warm werden. Damit Sie mehr Zeit haben, um den Frühling zu genießen, haben wir mit unserem März-Update zwei nützliche Funktionen freigeschaltet:

Serienbriefe mit Word und Excel

Mit dem Buttons "Download als Excel-Datei" können Sie in der Eigentümerliste und dem Adressbuch eine Liste der Eigentümer, Mieter und sonstigen Kontakte herunterladen. Mit dieser Datei können Sie auf einfache Weise Serienbriefe mit Microsoft Office oder LibreOffice/OpenOffice erstellen, z.B. um schriftlich zur nächsten Versammlung einzuladen. Sie haben noch nie einen Serienbrief erstellt? Das geht einfacher, als Sie vielleicht glauben. Eine ausführliche Anleitung finden Sie z.B. hier für Microsoft Office und hier für LibreOffice.

Unterstützung für verschlüsselte PDF-Dateien

Bei vertraulichen oder sensiblen Dokumenten (z.B. Abrechnungen) besteht manchmal der Wunsch nach einem zusätzlichen Schutz, der über die in my-ETW standardmäßig vorhandenen Schutz durch Benutzer-Anmeldung, Berechtigungssystem und die 2048-Bit-SSL-Transportverschlüsselung hinausgeht. Dies kann erreicht werden, indem PDF-Dateien mit einem Passwort versehen werden. Um ein so geschütztes Dokument anzuzeigen, muss der Benutzer nicht nur einen Zugang zu my-ETW und die entsprechende Berechtigung haben, sondern er muss auch das Passwort kennen. Ist das Passwort ausreichend lang und nicht leicht zu erraten, kann es auch mit Spezialprogrammen höchstens mit sehr großem Aufwand "geknackt" werden.

Mit dem Update werden passwortgeschützte PDF-Dokumente von my-ETW erkannt und können -nach korrekter Eingabe des Passworts- im Browser angezeigt oder heruntergeladen werden. Das Passwort selbst wird dabei nicht an den Server übermittelt, somit können selbst wir als Betreiber weder das Passwort erfahren noch den Inhalt des Dokuments einsehen.

Verschlüsselte PDF-Dokumente können Sie mit vielen verschiedenen Programmen erzeugen. Ist die Basis ein Word- oder Libre-Office-Dokument, lässt sich das Passwort beim PDF-Export angeben, ansonsten unterstützen die meisten PDF Drucker wie z.B. der kostenlose PDF Creator ebenfalls passwortgeschützte PDF-Dateien erzeugen.

Sonstiges

Neben den oben genannten neuen Funktionen haben wir eine Reihe kleinerer Reparaturen und Verbesserungen eingebaut, unter anderem

• Performanceverbesserung bei der Anzeige von Startseite und Aktenbaum
  
• Korrektur: Keine Mailbenachrichtigung bei Datenänderung durch Mitarbeiter
  
• Korrektur: Standard-Email-Adresse lässt sich nicht löschen
  
• Korrektur: Bei Änderung der Mailadresse wird in bestimmten Fällen die alte Mailadresse für den Mailversand verwendet
  
• Korrektur: Excel-Dateien werden fälschlich als ZIP-Archiv erkannt und können ohne Umbenennung nicht mehr bearbeitet werden
  

Wie immer gilt: Sollten Sie einen Fehler finden, oder wenn Sie einen Verbesserungsvorschlag oder eine Idee für ein neues Feature haben, zögern Sie nicht, uns das mitzuteilen. Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung!