my-ETW 14. Mai 2018

my-ETW und die Datenschutzgrundverordnung

Chris Vigelius

Ab dem 25. Mai 2018 gilt in der gesamten EU die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Für my-ETW bedeutet das, dass wir unsere Datenschutzerklärung auf die neue Rechtslage angepasst haben und in Zukunft mit jedem Kunden einen Vertrag zur sogenannten "Auftragsdatenverarbeitung" abschließen.

Inhaltlich ändert sich dabei nichts. Wie schon zuvor gehören die Daten, die Sie in Ihr my-ETW-Konto hochladen, ausschließlich Ihnen. Was auch immer Sie in Ihrem Objekt, dem Mailsystem oder dem neuen Ticketsystem (dazu gleich mehr) eintragen oder hochladen: Wir schauen es uns nicht an, wir werten es auch nicht aus, und erst recht geben wir Ihre Daten niemals an Werbetreibende, Adresshändler oder sonstige unbefugte Dritte weiter. Auch nicht an Google, Facebook und Co.

Damit könnte das Thema eigentlich erledigt sein, wäre da nicht die leidige Bürokratie. Die will es mal wieder ganz genau wissen, und wenn man es ganz genau nimmt, speichern wir Ihre Daten (sonst hätten Sie statt der Objektakte eine leere Seite), und weil wir das nicht bei uns zuhause tun, sondern auf einem Server in einem Rechenzentrum, übermitteln wir (bzw. Sie) die Daten auch in ebendieses Rechenzentrum.

Weil diese rein technisch bedingte Speicherung und Übertragung in der heutigen Cloud-Welt nun aber recht häufig vorkommt, haben die Datenschützer dafür einen eigenen Begriff erfunden (die sogenannte "Auftragsdatenverarbeitung") und diesem in der neuen DSGVO gleich ein ganzes Kapitel mit immerhin 19 Artikeln gewidmet (Kapitel 4, Art. 29-43).

Einfach erklärt, besagt die Auftragsdatenverarbeitung folgendes: Ihre Daten gehören nach wie vor Ihnen (und nicht uns). Deswegen schließen Sie mit uns einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (Ähnlichkeiten zum Donaudampfschiffahrtskapitänspatentsanwärter sind rein zufällig und nicht beabsichtigt), der besagt, dass wir mit Ihren Daten keinen Unfug anstellen, und bevor wir die Daten an das Rechenzentrum übermitteln, lassen wir selbiges ebenfalls einen entsprechenden Vertrag unterschreiben. Diese Kette von Verträgen stellt sicher, dass niemand mit den Daten Schindluder treibt.

Praktisch funktioniert das ganze so: Wenn Sie sich als Verwalter das nächste Mal in my-ETW anmelden, bekommen Sie ein Popup, mit dem Sie den Auftragsdatenverarbeitungsvertrag annehmen können. Sie können das sofort tun, oder den Dialog schließen, dann erinnern wir Sie nach einiger Zeit erneut daran. Wenn Sie den Vertrag annehmen, wird das gespeichert, und Sie können den Vertrag anschließend in Ihrer Kontoverwaltung herunterladen. Wir empfehlen, den Vertrag herunterzuladen und bei Ihrer Datenschutzdokumentation abzulegen - damit können Sie im Fall einer Kontrolle belegen, dass Ihre Nutzung von my-ETW ordnungsgemäß vertraglich geregelt ist.

So viel zu dieser doch etwas trockenen Angelegenheit, hin zu einem (hoffentlich!) erfreulicheren Thema: der neuen Aufgabenverwaltung. Mit dieser Funktion können Sie Aufgaben zu einzelnen Objekten oder allgemeine Aufgaben anlegen, an Bearbeiter zuordnen und den Erledigungsstatus verfolgen. Eine solche Funktion wurde mehrfach von Kunden gewünscht, jetzt haben wir sie eingebaut in der Hoffnung, Ihnen damit die tägliche Arbeit etwas zu erleichtern. Hierzu gibt es eine genauere Beschreibung im neuen Handbuch, das leider nicht ganz rechtzeitig fertig geworden ist, aber im Lauf der Woche erscheint. Wenn Sie möchten, können Sie die neue Funktion aber jetzt schon ausprobieren - sie steht ab sofort in allen Tarifen ohne Aufpreis zur Verfügung.

Wie immer gilt auch dieses Mal: Trotz sorgfältiger Tests kann es bei einer neuen Funktion immer vorkommen, dass das eine oder andere noch nicht so funktioniert, wie es soll, oder nicht das kann oder tut, was Sie erwarten. In solchen Fällen sind wir für eine kurze Nachricht dankbar, damit wir den Fehler schnell beheben können. Herzlichen Dank im Voraus!